Imate li evidentirane procese rada?

Iako sam odavno upoznata s procesima rada nisam im pridavala pažnju jer mi naprosto nisu trebali. Zaposlena u velikoj korporaciji nisam previše obraćala pozornost na to. Iako, uvijek sam imala neki prigovor na neadekvatno odrađivanje zadataka i delegiranje istih. Na edukaciji za virtualne asistente mentorica mi je ukazala na važnost istih kao i na negativne strane ne imanja zabilježenih procesa.

Što su to procesi rada?

Prema definiciji, proces rada je povezani skup aktivnosti i odluka koji se izvodi na vanjski poticaj radi ostvarenja nekog mjerljivog cilja organizacije.
Jednostavnije, to su detaljno opisani svi koraci koje poduzimamo prilikom rješavanja zadataka, a s ciljem pružanja kvalitetnijih usluga.

Zašto nam je to važno?

Iz svakodnevnog života to možemo usporediti s receptom za kolač. Ako ga imate zapisanog i pratite ga, vrlo jednostavno ćete ispeći kolač. No, ako vam je netko ispričao, onako usput recept koji ima u glavi, pogreške su više nego moguće, a uspjeh kolača upitan.

Ako svoje poslovanje vodite sami možda ste pomislili „Što će to meni“? Što biste napravili da se nešto nepredvidivo dogodi i ne možete svoj posao odraditi
sami te ga morate delegirati nekom drugom?
Kada imate definirane procese rada tada nemate razloga za brigu. Uvijek ste spremni za nepredvidive situacije, a to je važno kako vaše poslovanje ne bi bilo ugroženo.
Osim toga, evidentiranjem procesa rada možete jednostavno uočiti koje biste zadatke mogli automatizirati ili nekome delegirati.

Kako evidentirati poslovne procese?

Možete ih zapisati, snimiti video ili audio.
Kada ih evidentirate svakako ih spremite. Osim na svom računalu svakako ih spremite na Google disku ili nekom project management alatu (Trello, ClickUp,
Monday, Asana, Notion).
Najjednostavniji način je bilježiti za vrijeme obavljanja određenog zadatka. Možete ih zapisivati ili jednostavno snimiti ekran. Za svaki zadatak koji obavljate detaljno sve zabilježite (što radite, kako radite, koje alate koristite, kojim danima radite, šaljete li odmah nekome odrađeno, spremate li negdje to što ste odradili i sl.)
Ako vam je lakše i brže snimiti (audio ili video), a ipak želite imati i zapisane procese, taj zadatak možete delegirati odmah virtualnom asistentu.
Ne mora za vas obavljati sve zadatke, no napisati će vam procese rada.

U slučaju da želite evidentirati svoje procese rada, a nemate za to vremena, javite mi se!

Zajedno ćemo naći najbolje rješenje.